วันที่ 26 มิถุนายน 2554
บริการยืม-คืน/จ่าย/รับ (Circulation Service)
ภาพที่ 1 แสดงเคาร์เตอร์บริการยืมคืนของห้องสมุดเซินเจิ้น
เป้าหมายหลักของบริการยืมคืน
เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศ โดยที่สารสนเทศที่ผู้ใช้ได้รับนั้นสามารถนำไปศึกษาค้นคว้านอกสถาบันได้
ปรัชญา
– เพื่อให้ผู้ใช้มีสิทธิในการเข้าถึงสารสนเทศในห้องสมุดที่เท่าเทียมกัน และเป็นธรรม
– กำหนดนโยบายและระเบียบ โดยมีวัตถุประสงค์ให้มีการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศให้มากที่สุด
ซึ่งห้องสมุดจะเป็นผู้กำหนดนโยบายโดยยึกหลักที่ว่าจะทำอย่างไรให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงสารสนเทศ
บทบาทหน้าที่
1. ควบคุมงานบริการยืม-คืน เป็นบริการพื้นฐานและภารกิจของห้องสมุดที่ต้องมี รวมทั้งเป้าหมายขององค์กร สำหรับห้องสมุดต้องให้บริการแก่ผู้ใช้ให้สามารถเข้าถึงสารสนเทศได้อย่างรวดเร็ว สะดวก และเท่าเทียมกัน
2. การประชาสัมพันธ์ห้องสมุด เป็นจุดบริการแรกที่ผู้ใช้จะต้องมองเห็นและเข้ามาติดต่อมากในงานห้องสมุด โดยที่ความประทับใจจากความช่วยเหลือและบริการจะมีผลต่อทัศนคติของผู้ใช้ ซึ่งงานบริการนี้อาจจะเป็นการตัดสินคุณภาพการบริการของห้องสมุด ในที่นี้สำหรับห้องสมุดที่มีการยืมคืนด้วยตนเอง จะมี
โต๊ะประชาสัมพันธ์ ซึ่งต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำอยู่ประมาณ 2-3 คน เพื่อเป็นบริการเสริมที่ช่วยให้ผู้ใช้ได้เข้าถึงสารสนเทศได้ตามความต้องการ
การประชาสัมพันธ์
เป็นจุดที่มีการบริการทั้งหมด ซึ่งถือว่าเป็นการสร้างความสัมพันธ์กับผู้รับบริการ ในที่นี้เมื่อผู้ใช้ได้เข้าใช้บริการจะทำให้ผู้ใช้เกิดความคาดหวังในตัวของเจ้าหน้าที่ห้องสมุดว่าทราบทุกเรื่อง ดังนั้นการบริการในจุดนี้จึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะผู้ใช้จะเกิดความพึงพอใจหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ
สาเหตุที่ผู้ใช้ไม่พอใจในการเข้าใช้บริการห้องสมุด มีดังนี้
– ไม่สามารถหาสิ่งที่ต้องการได้
– ไม่ได้รับการแจ้งเตือนกำหนดส่ง/แจ้งเตือนการส่งล่าช้า
– ระยะเวลาในการยืมสั้น
– จำกัดครั้งในการยืมต่อ
– ค่าปรับ
– เสียงรบกวน
– ไม่พอใจบริการที่ได้รับจากบรรณารักษ์
– อากาศภายในร้อน-เย็น เกินไป
– เครื่องสำเนาเอกสาร คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ ต่างๆ ไม่ทำงาน
– กลิ่น
ระบบการจัดการห้องสมุด
– ห้องสมุดขนาดเล็ก บรรณารักษ์ทำหน้าที่ดูแลงานเจ้าหน้าที่ อีกทั้งยังกำหนดนโยบาย ขั้นตอนการดำเนินงาน กฎระเบียบ และแนะนำดูแลการทำงานเจ้าหน้าที่
– ห้องสมุดขนาดใหญ่ โครงสร้างในการบริหารจะมีหัวหน้าแผนก ดูแลบรรณารักษ์โดยบรรณารักษ์ดูแลงานด้านการจัดการ
– ห้องสมุดขนาดใหญ่มาก โครงสร้างระบบการทำงานจะมีหัวหน้างานดูแลภายใต้การควบคุมของผู้ช่วยบรรณารักษ์ และหัวหน้าบรรณารักษ์ทำหน้าที่ดูแลอีกขั้นหนึ่ง
ความรู้และทักษะที่ต้องการในการปฏิบัติงานห้องสมุด
– มีใจรักในงานบริการ มีความอดทนสูง
– มีความรู้เกี่ยวกับทรัพยากรที่มีไว้ให้บริการ
– มีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ ฐานข้อมูล OPAC
– มีไหวพริบในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า โดยลักษณะการตอบคำถามของผู้ให้บริการจะตอบยังไงให้
ผู้ใช้ไม่รู้สึกแย่
– มีมนุษยสัมพันธ์ดี
การจัดการบุคลากรด้านงานบริการ
– สำหรับการจัดบุคลากรรับผิดชอบเมื่อมีเจ้าหน้าที่ใหม่เข้ามา ไม่ควรปล่อยให้อยู่คนเดียว อย่างน้อยต้องมีเจ้าหน้าที่ที่มีความชำนาญ และมีประสบการณ์คอยกำกับดูแลด้วย
– งานบริการต้องทำงานให้บริการผู้ใช้ตลอด 24 ชั่วโมง และต้องทำงานในวันหยุดราชการ
– งานบริการผู้อำนวยการต้องจัดบุคลากรให้เหมาะสมที่หน้าที่
คุณสมบัติของบุคลากรในห้องสมุด
บรรณารักษ์
มีแนวคิด เทคนิค วิธีการใหม่ๆ และต้องใส่ใจในการปรับปรุงพัฒนาคุณภาพ และสิ่งที่ใดๆที่เกิดขึ้นใหม่ต้องนำมา
จัดทำขึ้น
เจ้าหน้าที่ห้องสมุด
ต้องมีการอบรมเพื่อจะได้พัฒนาตนเองให้มีความรู้ความเข้าใจ และรู้จักถึงความต้องการของผู้ใช้
งานที่เกี่ยวข้อง
– บริการยืม
– บริการจอง
บริการยืม-การคืน
เป็นบริการยืมคืนทรัพยากรสารสนเทศ โดยมีการกำหนดระยะเวลาในการยืม-คืน ตามนโยบายของแต่ละสถาบัน หากมีสารสนเทศในสถาบันน้อย อัตราการยืมสูงช่วงเวลาการยืมจะสั้นเพื่อให้ผู้อื่นมีโอกาสใช้ในการยืม-คืนของสาบันอาจมีบริการเสริมให้แก่ผู้ใช้ เช่น บริการจองสิ่งพิมพ์ บริการหนังสือสำรอง บริการตรวจสอบหนังสือ บริการตอบคำถามชี้แนะสารสนเทศ บริการยืมระหว่างห้องสมุด บริการล็อกเกอร์รับฝากสิ่งของ สำหรับค่าปรับการบริการยืมคืน จะปรับก็ต่อเมื่อผู้ใช้ได้กระทำผิดตามกำหนดระยะเวลาในการยืม-คืนซึ่งในการปรับนั้นก็เพื่อที่จะกระจายการเข้าถึงสารสนเทศให้อื่นได้เข้าใช้ และกระตุ้นให้ผู้ใช้ได้มีการส่งคืนตามเวลาที่กำหนด ในการกำหนดค่าปรับทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทจะแตกต่างกัน แต่ห้องสมุดก็ควรมีหนังสือแจ้งเตือนวันส่งให้แก่ผู้ไช้ได้ทราบด้วย ซึ่งผู้ใช้สามารถเสียค่าปรับได้ที่บริการยืม-คืน หรือจ่ายผ่านระบบอัตโนมัติ
เมื่อมีค่าปรับเกิดขึ้นต้องมีปัญหาตามมา ดังนั้นการจัดการกับปัญหาในการปรับ ต้องมีดังนี้
1. การยกเว้น ผ่อนผัน หรือหากไม่มีการส่งคืนและไม่จ่ายค่าปรับ สิทธิในการเข้าใช้ห้องสมุดถูกระงับ
2. ในบางห้องสมุดอาจมีบริการติตามจากบริษัทที่มีบริการติดตาม แต่น้อยมาก
3. ห้องสมุดมหาวิทยาลัยบางแห่งจะทำเรื่องขอระงับกี่ออกใบแสดงผลการเรียนหรือระงับการอนุมัติสำเร็จ
การศึกษา
4. มีการผ่อนผัน ควรกำหนดค่าปรับเป็นจำนวนที่กำหนดโดยไม่นับตามจำนวนค่าปรับจริง
5. ควรกำหนดการผ่อนผันให้สอดคล้องกับระยะเวลาการยืม
6. มีการติดประกาศแจ้งขอความร่วมมือ
7. มีการแจ้งเตือนเป็นระยะก่อนดำเนินการใดๆ ในการจำกัดสิทธิ
การดูแลรักษาทรัพยากรสารสนเทศ จะต้องดูแลรักษา 1 ภาคการเรียนต่อ 1 ครั้ง โดยจะมีเจ้าหน้าที่ตรวจชั้นเป็นผู้รับผิดชอบ
การจัดเก็บทะเบียนผู้ใช้
ห้องสมุดหรือสถาบันสารสนเทศจะมีการจัดเก็ยทะเบียนผู้ใช้ เพื่อจำแนกว่าผู้ใช้คนใดบ้างมีสิทธิ์ยืมทรัพยากร หรือมีสิทธิ์ใช้บริการของสถาบันบริการสารสนเทศ ในการจัดเก็บจะเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้นสถาบันสารสนเทศจำเป็นต้องทราบกลุ่มเป้าหมายและลักษณะกลุ่มเป้าหมายที่จะให้บริการ
ระบบยืมคืนอัตโนมัติ
ปัจจุบันห้องสมุดได้มีการนำเอาระบบการยืมคืนอัตโนมัติเข้ามาใช้เป็นจำนวนมาก ซึ่งได้มีการพัฒนาระบบขึ้นมาเอง สำหรับในประเทศไทยได้มีสถาบันอุมศึกษาสงขลา ได้จัดทำระบบ ALIST และบางห้องสมุดหรือสถาบันสารสนเทศได้นำระบบ INNOPAC เข้ามาดัดแปลงให้เข้ากับห้องสมุดเพื่อความเหมาะสม
ปัจจุบันได้มีโปรแกรมสำเร็จรูประบบงานยืมคืนที่นิยมใช้ ได้แก่
– ระบบ URICA ของบริษัท Universal Communication System
– ระบบ DYNIX ของบริษัท LIBNETS เป็นตัวแทน MARQIS
– ระบบ TINLIB ของบริษัท SCT Computer
– ระบบ INNOPAC
– ระบบ VTIS ของบริษัท Book Promotion
แต่ก็มีโปรแกรม Open Sources ที่เปิดให้ผู้ใช้ได้เข้าใช้โปรแกรม หรือติดตั้งได้แบบอิสระ และยังสามารถนำไปพัฒนาต่อยอดได้อีกด้วย
เทคโนโลยีที่นำมาใช้ในบริการยืม-คืน
1. เทคโนโลยีรหัสแถบ (Barcode)
เป็นการกำหนดรหัสในรูปแบบแถบสีขาว และสีดำที่มีความแตกต่าง ด้านความกว้างแทนตัวเลขและ ตัวอักษร
ภาพที่ 2 แสดงบาร์โค้ด
ที่มา http://t2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTvy5x0BOAAIIiW07loozffRDGZBjWqZq2Czgcf0YPPQ3F19lGS
2. คิวอาร์โค้ด(QR code,2D bacode)
เป็นเทคโนโลยีที่อยู่กึ่งกลางระหว่างรหัสบาร์โค้ด และเทคโนโลยีอาร์เอฟไอดี สำหรับใช้ในการยืม-คืนหนังสือ โดยการนำมาใช้ต้องจัดทำบาร์โค้ด 2 มิติ 2 ดวง มีลักษณะเด่นที่ไม่มีค่าใช้จ่ายในการผลิต เพราะสามารถผลิตจากกระบวนการทำรายการห้องสมุดและพิมพ์ออกมาทำการติดที่ตัวเล่มหนังสือได้ทันที
ซึ่ง QR code สามารถเก็บข้อมูลได้มากกว่า 4,000 ตัวอักษร บรรจุข้อมูลได้หลากหลายภาษา และในปัจจุบันได้นำมาประยุกต์ใช้กับการบริการห้องสมุดไว้หลายๆแห่ง เช่น บริการยืม-คืน บริการหนังสือใหม่ การจัดทำข้อมูล CIP ของหนังสือ เป็นต้น อนาคตในการกำหนดบาร์โค้ด 2 มิติ ให้กับสำนักพิมพ์ ผู้จัดพิมพ์หนังสือที่ยืนความจำนงในการขอรับเลข ISBN
ภาพที่ 3 แสดงคิวอาร์โค้ด
ที่มา http://www.2how.com/board/picture/0905/26hhp833.png
3. เทคโนโลยี RFID (Radio Frequency Identify)
เป็นการใช้คลื่นความถี่วิทยุ เพื่อระบุอัตลักษณ์ของวัตถุหรือเจ้าของวัตถุที่ติดป้ายอาร์เอฟไอดีแทนการระบุด้วยวิธีอื่น จุดเด่นของอาร์เอฟไอดี สามารถอ่านข้อมูลจากแท็กได้หลายๆแท็กแบบไม่ต้องมีการสัมผัส ข้อดี สามารถบ่งชี้หรืออ่านข้อมูลได้ โดยวัสดุนั้นไม่ต้องอยู่ในแนวระดับที่มองเห็น ซึ่งอ่านข้อมูลผ่านสิ่งกีดขวางหรือผ่านวัตถุได้รวดเร็วและการอ่านข้อมูลจะอ่านที่อยู่ในรัศมีการอ่านได้ครั้งเดียว ในที่นี้ห้องสมุดแห่งแรกที่ติดตั้งระบบเทคโนโลยี RFID คือ ห้องสมุดของ Rockefeller University in New York ส่วนห้องสมุดประชาชนแห่งแรกที่นำเทคโนโลยี RFID มาใช้ คือ Farmington Community Library ในรัฐมิชิแกน
ภาพที่ 4 แสดง RFID (Radio Frequency Identify)
ที่มา http://webmonster.sapaan.net/images/rfid_tag_400.jpg